Telewerk organiseren voor je werknemers in 3 stappen

Sinds de coronacrisis is telewerken voor vele werknemers een dagelijkse realiteit geworden. Maar ook daarna is het voor een bedrijf interessant om te blijven inzetten op occasioneel telewerk. Logisch, want telewerken biedt heel wat voordelen voor zowel de werkgever als de werknemer. Je werknemers ervaren een betere work-life balance en minder pendelstress. Ze werken thuis ook efficiënter en zijn meer gefocust, wat een positieve invloed heeft op hun productiviteit. Werknemers die kunnen en mogen thuiswerken rapporteren een hogere tevredenheid en motivatie.

Maar ook werkgevers hebben baat bij telewerk. Bovenstaande voordelen voor werknemers, hebben ook een duidelijk positief effect op het bedrijf en het bedrijfsimago. Daarnaast bespaar je als werkgever op allerlei verplaatsingsonkosten en is er minder absenteïsme binnen bedrijven waar thuiswerk mogelijk is.

Maar hoe organiseer je als werkgever de mogelijkheid om te telewerken?

#1 Schep een duidelijk kader rond thuiswerk

Bepaalde functies vereisen een fysieke aanwezigheid en andere niet. Omschrijf duidelijk welke functies wel en niet in aanmerking komen, zodat er klaarheid is voor alle werknemers.

Waar het telewerk kan plaatsvinden.

Moet dit verplicht gebeuren in de woning van de werknemer of kan deze ook telewerken vanuit een co-working space, pakweg een koffiebar of zelfs vanuit het buitenland?

Hoeveel dagen per week of maand thuiswerk mogelijk is.

Je kan het telewerk beperken tot 1 of 2 dagen per week of per maand. Stipuleer ook duidelijk onder welke omstandigheden telewerk niet kan; bijvoorbeeld tijdens een teamdag of wanneer er een vergadering gepland staat. Daarnaast kun je ook omstandigheden vermelden waarbij de beperking van het aantal dagen telewerk kan worden uitgebreid. Je kan werknemers bijvoorbeeld toestaan meerdere dagen van thuis te werken bij een ziek kind of tijdens een nationale crisis, zoals de coronapandemie.

Binnen welke uren de werknemer zijn prestaties moet verrichten.

 Moeten de werknemers zich houden aan de vaste werkuren of zijn ze flexibel als het aankomt op het indelen van hun thuiswerkdag?

Afspraken over bereikbaarheid.

Vermeld duidelijk op welke manieren (telefonisch of gewoon via mail) en op welke tijdstippen je werknemers bereikbaar moeten zijn.

Welke vergoedingen er mogelijk zijn voor occasioneel thuiswerk.

Als werkgever kun je ervoor kiezen je werknemers te voorzien van een mobiele telefoon, een PC, laptop of tablet en eventueel een internetverbinding. Als alternatief kun je ook een thuiswerkvergoeding aanbieden.

#2 Blijf in orde met de verzekering

Werknemers zijn automatisch verzekerd voor arbeidsongevallen dankzij de verplichte arbeidsongevallenverzekeringen. Hierdoor zijn ze gedekt voor ongevallen die gebeuren tijdens en door de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst. Bij thuiswerk is het echter moeilijker te bewijzen dat een ongeval gebeurde tijdens het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Zorg daarom dat occasioneel thuiswerk altijd traceerbaar wordt aangevraagd door de werknemer en bevestig door de werkgever. Verwijs hierbij naar de bijlage rond telewerk in je arbeidsovereenkomst (zie hierboven).

#3 Voorzie je werknemers van technische tools voor thuiswerk

Een internetverbinding is niet altijd voldoende om goed te kunnen thuiswerken. Met deze tools kom je al een heel eind:

Office 365

Met Office 365 hebben je werknemers niet alleen toegang tot Outlook, Ondedrive en alle Office toepassingen, maar ze kunnen er ook documenten delen via SharePoint en video-vergaderen en chatten via Microsoft Teams. Tijdens zo’n Microsoft Teams vergaderingen kan je ook makkelijk en snel info delen vanuit andere Office toepassingen, zoals PowerPoint.

Google Drive en Google Hangouts

Via Google Drive kun je van overal aan je documenten en Hangouts is een ideale tool om te vergaderen en voor instant messaging. De maximale capaciteit is 25 deelnemers.

Zoom

Zoom is heel toegankelijke en gebruiksvriendelijke tool om te videovergaderen. Zoom is ook Ideaal voor grote teamvergaderingen of voor vergaderingen met externen.

Slack

Slack wordt hoofdzakelijk gebruikt als tekstgebaseerd communicatiemiddel voor teams. Alles wat vroeger gecommuniceerd werd in professionele chatrooms en fora en e-mails verloopt nu via één kanaal, slack.

Heb je na het lezen hiervan nog vragen? Neem dan contact op met PointHR voor sociaal-juridische ondersteuning en voor HR-diensten op maat van jouw onderneming. Wij helpen je graag verder zodat jij als bedrijfsleider en ondernemer terug de focus kan leggen op je prioriteiten.