Vijf aandachtspunten voor een correcte loonberekening

Wanneer het einde van de maand nadert, betekent dit alle hens aan dek voor wie de personeelsadministratie  binnen een bedrijf behartigt. Alle informatie die betrekking heeft tot het berekenen van de lonen moet tijdig en correct het sociaal secretariaat bereiken. Fouten bij de loonadministratie leiden namelijk tot onbegrip en frustratie bij de werknemers. Om dit te vermijden lijsten we hieronder vijf belangrijke punten op die extra aandacht verdienen.

De Dimona-aangifte

In- en uitdiensttreding van personeelsleden zijn cruciale momenten wat betreft de loonadministratie. Het zal dan ook niet verbazen dat de meeste fouten bij de uitbetaling gebeuren bij nieuwe werknemers.

Alle wijzigingen in jouw personeelsbestand maak je aan de RSZ kenbaar door middel van de Dimona-aangifte. Dankzij dit elektronische bericht weet ook jouw sociaal secretariaat precies welke werknemers in welke periode bij jou aan de slag zijn. Een correcte melding van in- en uitdiensttreding is een absolute voorwaarde voor een juiste loonverwerking.

Afwezigheden

Periodes van afwezigheid, of het nu verlof of ziekte betreft, moeten steeds nauwgezet opgevolgd worden. Het aantal verlofdagen en het type verlof (vakantie, recuperatie- of onbezoldigd verlof, moederschapsrust of ouderschapsverlof) kunnen een invloed hebben op de berekening van het nettoloon. Hoeveel ziektedagen zijn er doorgegeven en zijn deze allemaal gewettigd met een medisch attest? Ook dit kan bepalen of er al dan niet moet uitbetaald worden.

Variabele Verloning

Genieten jouw werknemers van een maandelijkse, trimestriële of jaarlijkse bonus? Anderen hebben mogelijk recht op bepaalde premies, commissies of een representatievergoeding. Ook alle info met betrekking tot deze variabele verloning moet juist en tijdig bezorgd worden aan je sociaal secretariaat met het oog op een correcte verloning.

Onkosten

Er zijn heel wat onkosten die een werknemer kan maken op het conto van de werkgever. Of het nu gaat om etentjes met klanten, telefoon- en vervoerkosten of zakenreizen, het zijn allemaal voorbeelden van onkosten die werknemers maken om hun job te kunnen uitoefenen. Ga steeds na welke onkosten er die maand gemaakt werden en of deze in aanmerking komen voor terugbetaling. Alle goedgekeurde onkosten moeten doorgegeven worden, zodat ook deze middels de loonbrief vergoed kunnen worden.

Persoonlijke Situatie

De persoonlijke situatie van je werknemers kan een invloed uitoefenen op de berekening van hun nettoloon en een correcte verloning.

Krijgt een werknemer een kind dat bij hem of haar ten laste komt? Of wijzigt diens burgerlijke staat? Dan moet je dit melden aan je sociaal secretariaat. Beiden spelen namelijk mee in de berekening van de bedrijfsvoorheffing.

Ook kleine wijzigingen, zoals een nieuw rekeningnummer, kunnen grote gevolgen hebben en moeten tijdig gemeld worden om een correcte uitbetaling te garanderen.

Toch nog nood aan meer informatie? Leg terug de focus op je prioriteiten en besteed je loonadministratie uit aan PointHR. Neem vandaag nog contact op om HR-diensten op maat van jouw onderneming te bespreken.